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LE005: Personal Kanban – Wie ich heute effektiver bin

15.07.2014 36 Minuten

On Air in dieser Episode

Viele Menschen, mit denen ich spreche fragen, wie schaffst du das alles?

Ich habe seit Mai 2013 meine Arbeit völlig neu organisiert. Am Ende der Episode werdet ihr sehen, wie Personal Kanban funktioniert und erfahren wie ihr es in eurem Leben einsetzen könnt. Aufbau der Episode: 1) Warum überhaupt Personal Kanban? 2) Wie setze ich Personal Kanban ein? 3) Was es mit gebracht? Was hat sich verändert?

Weitere Hinweise aus der Episode:

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  • Dorthe

    Hallo Maik,

    interessante Folge, mache ich sehr ähnlich – wobei ich den WIP nicht hinbekomme. Ich habe viele kleine Todos jeden Tag, sowas wie "Frage nach, wo das Angebot steckt", "Das Zertifikat für Kunde XYZ muss verlängert werden", "Briefmarken sind alle", dann aber auch grössere strategische Todos, für die ein WIP passt, wie Du es vorstellst. Ich habe mich gefragt, ob Du ein separates Trello Board hast, um den Kleinkram zu organisieren. Oder findet das dann in den jeweiligen Systemen Deiner Projekte statt , die Du mit den Kunden teilst (Jira, Assana, whatever).

    • Hallo Dorthe,

      ich versuche solche Aufgaben immer zusammen zu "batchen". Ich erstelle mir eine Trello-Karte, z.B. mit dem Namen "Orgakram", und packe diese dann in die Spalte "Diese Woche" oder "heute in Arbeit". Auf der Karte erstelle ich eine Checkliste und trage die ganzen Kleinkramdinge ein.

      Sobald ich mir die Zeit nehme, gehe ich in die Karte. Das schöne an Trello ist, wenn du auf einen Eintrag in der Checkliste klickst, erscheint unten rechts "convert to card". Da klicke ich drauf, es entsteht eine neue Karte und die schiebe ich ganz normal durch das Board auf Done. Wenn alle Punkte der Checkliste so abgearbeitet sind, dann wandert die Sammelkarte rüber in Done.

      Genauso mache ich das mit meinen Jogging-Einheiten. Anfang der Woche erstelle ich eine Karte "Joggen KW36" und trage in die Checkliste alle Trainingseinheiten ein. Zu Beginn eines neuen Tages plane ich die wichtigsten drei Aufgaben in "heute in Arbeit". Da kommt eine Trainingseinheit als neue Karte aus der Checkliste der Sammelkarte "Joggen KW36" dann mit hinein geflogen.

      Auf diese Wiese vermeide ich, dass ich immer wieder mein WIP-Limit hoch schauben muss, wenn viel Kleinkram oder Regeltätigkeiten auf meinem Tisch liegt. Solang aber die Sammelkarte aber nicht erledigt ist, beeinflusst sie den WIP in der Spalte in der sie liegt, da sie durch ihre Existenz einen Engpass erzeugt.

      Das ist zwar nicht ganz Kanban-Konform, aber ich kann damit meinen Alltag auf dem Board sehr gut organisieren.

      Schönen Gruß,

      Maik

  • Ahhh, danke für diese Folge. Ich arbeite auch mit Trello, hatte aber bisher nur die Listen "To do", "Doing" und "Done". Und habe in den letzten Tagen gemerkt, dass die "To do"-Liste wächst und wächst und das mich das demotiviert hat. Nun habe ich diese Folge gehört und werde mal dein System ausprobieren. Scheint mir auf jeden Fall motivierender zu sein. Und es ist SEHR befreiend von vorn herein zu sagen "Das mache ich nicht mehr in diesem Jahr", wenn es nicht mehr in diesem Jahr sein muss 😉 Viele Grüße, Katharina

    • Hallo Katharina,

      danke dir für das Feedback!

      Ja, ich habe durch die Ideenspalte und die Backlogs einen "Parkplatz" geschaffen. Das nimmt bei mir ganz viel Druck heraus und ich kann entscheiden, was für mich wichtig ist.

      Schönen Gruß aus Köln,

      Maik

  • Hallo Maik,
    danke für diesen Beitrag. Eine grosses Stück Pappe, ein dicker Filzstift, knappe 15 Minuten und schon war es soweit.
    An die Wand geheftet, fertig.
    Ein Stapel mit Zetteln, und Reiszwecken liegen direkt darunter.

    Und……… funktioniert super. Besser als alles was ich bisher ausprobiert habe.
    Mit besten Grüssen
    Michael

  • Hi, wie geht man denn am besten mit wiederkehrenden / regelmäßigen Aufgaben um? Jedes mal einen eigenen Zettel aufmachen, macht ja fast keinen Sinn…

    • Hallo Dirk,

      bei Trello habe ich mir eine Template-Karte für meine monatlich wiederkehrenden Aufgaben gemacht. Die Karte kopiere ich mir und lege ihn zu Beginn bei der Monatsplanung in meine Spalte der Monatsaufgaben.

      In der Template-Karte habe ich mir Aufgabenlisten angelegt. So kann ich einzelne Aufgaben aus der Liste in eigene Karten umwandeln und über das Board schieben. Wenn ich die letzte Aufgabe erledigt habe, schiebe ich die Template Kopie in “Done”.

      Schönen Gruß,

      Maik

      • Nette Idee, danke!

  • Gerd-Holger

    Hallo Maik,

    wenn ich es richtig verstehe ist WIP eine eigene Reglementierung, die ich in Trello nirgends eingeben kann, oder? Zumindest finde ich nirgends einen ‘Schalter’ oder ähnliches, der mir diese Funktion anzeigt.

    • Hallo Gerd-Holger,

      nein, Trello hat von sich aus keine WIP Begrenzung, wie es andere “reinrassige” Kanban-Tools haben. Ich habe oben immer NAME_DER_SPALTE (WIP XYZ) stehen. XYZ ist dann die Anzahl der karten, die in der Spalte stehen dürfen.

      VG Maik

      • Gerd-Holger

        Ok, danke!!!

      • Gerd-Holger

        Ok, danke für die genaue Info!!! Viele Grüße, Gerd-Holger

  • Myriam

    Hallo Maik,
    zuerst ein ganz großes Lob für diesen tollen Podcast-Beitrag zum Thema PK. Ich habe auch das Buch von Benson gelesen, fand aber in Deinem Beitrag noch sehr viel Neues und Wissenswertes zum Thema – danke! 🙂
    Als Frage blieb mir noch etwas offen: Wenn ich mit einem Whiteboard und Klebezetteln arbeite, wie gehe ich dann mit größeren Projekten um? Ich bin Freelancerin und habe meist verschiedene Projekte gleichzeitig laufen bzw. stcükweise nacheinander 😉 Wenn ich eine Website konzeptioniere und gestalte sind das natürlich umfangreichere Geschichten, die ich in kleinere Teilschritte zerlegen kann. Doch wie visualisiere ich dabei die Zugehörigkeit zu einem größeren Projekt und den jeweiligen Entwicklungsstand, wenn ich alles einzelne Teilschritte und damit eine Menge Klebezettel habe…?
    Freue mich auf Deine Antwort.
    Lieber Gruß
    Myriam

  • Hallo Maik! Danke für deinen tollen Vortrag bei Tom Kaules dieses Wochenende! Hatte vorher schon mal ein Interview mit Dir gehört wusste aber nichts von diesem Podcast. Auch der ist echt Spitze! Aber eine Frage: Wie wendest du den die Kanban-Technik bei umfassenderen Projekten mit vielen Unteraufgaben und teilweise langwierigeren Aufgaben an?