Prozesse beschreiben und für virtuelle Assistenten nutzen

Prozesse beschreiben? Pah, da habe ich keine Zeit und keine Lust zu!

Auch wenn es banal kling. Ich kann dir nur sehr empfehlen, jetzt deine wichtigen Prozesse rund um deine Plattform zu beschreiben. Wie veröffentlichst du deine Episoden? Wie deine Blogpost? Welche Schritte führst du sonst noch durch?

Diese Beschreibung hilft dir später, wenn du Prozesse durchführen musst, die du nicht so regelmäßig machst. Dann kannst du dir deine Beschreibung wieder hervor nehmen und weißt, was zu tun ist. Gleichzeitig kannst du damit die Basis schaffen, später Teile dieser Prozesse Anderen zugängig zu machen. Dadurch kannst du dich entlasten, wenn der Podcast weiter wächst.

Beschreibe drei bis fünf wichtige Prozesse deiner Plattform Schritt für Schritt. Nutze auch Screenshots, um wesentliche Dinge festzuhalten.

Warum? So kannst du später deine Abläufe besser an virtuelle Assistenten deegieren.

Wie beschreibe ich meine Prozesse für virtuelle Assistenten?

1) Der benötigte Input auflisten

Ich beschreibe alle Informationen, Dokumente, Dateien etc. die ich für den Prozess brauche. Dies kann eine kleine Liste sein, oder eine Beschreibung der Mindestanforderungen an die Eingangsunterlagen. So ist es möglich zu Beginn schon sicher zu stellen, ob alles korrekt angeliefert ist.

2) Die Prozessschritte beschreiben

Ich beschreibe alle einzelnen Schritte, die notwendig sind, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Ich teile den gesamten Prozess in 3 – 5 Meta-Schritte auf und detailliere jeden einzelnen Schritt so, dass er klar nachvollziehbar ist. Dazu nutze ich auch gerne Bilder, Screencasts oder Flussdarstellungen. Eine Graphik sagt oft mehr als tausend Worte.

3) Ergänzende Tipps & Tricks anfügen

Hier beschreibe ich Work-Arounds, Toolprobleme, kleine Kniffe und so, damit ich mich später daran erinnere. Gerade wenn die einzelnen Schritte Methoden oder Tools einsetzen, die ich nicht regelmäßig nutze. Ich beschreibe auch Namenskonventionen oder Vorgaben an die Ablageorte. So stelle ich sicher, dass später die Ergebnisse wiedergefunden werden.

  • …eine prima Grundlage für Urlaub, Krankheit, … oder auch nur das ganz normale Deligieren an einen VA…

    CU
    Boeffi

  • …eine prima Grundlage für Urlaub, Krankheit, … oder auch nur das ganz normale Delegieren an einen VA…